Custom solution: catalogue & AI capture for one-off items

At a glance

• Item capture by photo and dictated keywords - the AI writes the draft
• Talking in-app helper "Giuseppe" - answers only from vetted texts, never invents
• Catalogue built for genuine one-offs, with reserved and sold states
• Enquiry with 48-hour reservation instead of an anonymous cart
• Built-in invoicing: margin scheme (§25a) and e-invoicing (ZUGFeRD)
• Runs on its own server - no SaaS fees, no platform lock-in

Background

Ein Händler für Einzelstücke - Kunst, Schmuck und Vintage-Design - verkauft Objekte, die es jeweils nur einmal gibt. Klassische Shop-Systeme sind darauf nicht ausgelegt: Sie denken in Lagerbeständen und Varianten, nicht in Unikaten. Und der eigentliche Engpass lag ohnehin woanders - jedes Stück muss fotografiert, beschrieben, eingeordnet und bepreist werden. Bei Hunderten Objekten wird genau das zur Lebensaufgabe.

The challenge

Gesucht war keine Standardsoftware, sondern eine Individuallösung für einen sehr eigenen Ablauf: Unikate erfassen, ohne dass die Beschreibung Stunden kostet. Anfragen statt Warenkorb, weil bei wertvollen Einzelstücken vor dem Kauf gesprochen wird. Dazu Rechnungen mit Differenzbesteuerung und E-Rechnungspflicht - und das alles ohne Abhängigkeit von Miet-Software, die jeden Monat Geld kostet und irgendwann die Regeln ändert.

Our solution

Wir haben eine komplette Individuallösung gebaut. Herzstück ist die Erfassung am Handy: Fotos aufnehmen, ein paar Stichworte diktieren - "Silberring 925, Granat, Größe 56, Sechziger Jahre" - und die KI macht daraus einen vollständigen Artikelentwurf mit Titel, Beschreibung, Kategorie und Merkmalen. Der Händler prüft, korrigiert und stellt online. Dazu ein ruhiger Katalog mit Filtern für Art, Material, Preis und Epoche, ein Anfrage-Ablauf mit 48-Stunden-Reservierung statt Warenkorb, sowie ein eigenes Rechnungsmodul mit lückenlosem Nummernkreis, Differenzbesteuerung nach §25a und E-Rechnung im ZUGFeRD-Format. Alles läuft auf einem eigenen Server, ohne Fremdabhängigkeiten und ohne laufende Lizenzkosten.

A special detail

Damit niemand ein Handbuch lesen muss, sitzt ein eigener Helfer in der Verwaltung: Giuseppe. Man tippt seine Frage - oder drückt aufs Mikrofon und fragt einfach laut, etwa "Wie storniere ich eine Rechnung?". Giuseppe antwortet und liest die Antwort auf Wunsch vor. Der entscheidende Unterschied zu üblichen Chatbots: Er erfindet nichts. Er gibt ausschließlich geprüfte Texte aus dem hinterlegten Handbuch wieder - derzeit 33 Themen aus fünf Bereichen - und sagt ehrlich, wenn er etwas nicht weiß, statt eine plausible Antwort zu erfinden. Wo es passt, springt er per Link direkt an die richtige Stelle. Zuhören und Sprechen übernehmen die eingebauten Browser-Funktionen: keine zusätzliche Schnittstelle, keine laufenden Kosten, funktioniert am Rechner wie am Handy.

The outcome

Erfassung am Handy: fotografieren, Stichworte diktieren - den Rest formuliert die KI als Entwurf.

Tech used